TRB-RES hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring informeren we je over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
TRB-RES verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de vereniging. Voorbeelden:
- Voldoen aan wettelijke eisen en/of verplichtingen;
- Publiciteit over de prestaties van (leden van) de vereniging;
- Het ondersteunen van leden in het bereiken van hun (sportieve) zwemdoelen;
- Verslaglegging over activiteiten van leden en de vereniging.
Wij verwerken persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de verplichtingen zoals die voortvloeien uit onze statuten.
Wij houden ons in alle gevallen aan de van toepassing zijnde of relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat:
- Wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (doelbinding);
- Wij persoonsgegevens verwerken die minimaal nodig zijn voor het goed uitvoeren van onze taken (dataminimalisatie);
- Wij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen;
- Wij geen persoonsgegevens aan andere partijen verstrekken, tenzij dit nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verstrekt of hiervoor een wettelijke reden is.
Rechten
Wij respecteren de rechten die je hebt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Namelijk recht op:
- Informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons;
- Inzage van jouw persoonsgegevens die wij verwerken;
- Verbetering, of aanvulling van jouw persoonsgegevens;
- Verwijdering of afscherming van jouw persoonsgegevens.
Als je gebruik wilt maken van deze rechten, dan vragen wij om dit verzoek bij ons per e-mail in te dienen.
Verwerking van persoonsgegevens
TRB-RES verwerkt persoonsgegevens om:
- Vast te kunnen stellen wie lid zijn van de vereniging;
- Financiële verplichtingen te kunnen verwerken en te kunnen innen, inclusief de noodzakelijke administratie voor automatische incasso;
- Te voldoen aan de wettelijk verplichte wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie van zeven jaar;
- Leden in staat te stellen zwemdiploma’s te behalen;
- Deel te nemen aan (sport-)activiteiten van de vereniging;
- Deel te nemen aan sportactiviteiten bij andere organisaties waarvoor de vereniging leden inschrijft die hebben aangegeven aan die activiteiten te willen deelnemen. Hiervoor worden noodzakelijke gegevens ook verstrekt aan die andere organisaties;
- Kader te kunnen begeleiden, op te leiden en in te zetten;
- Te voldoen aan gestelde eisen voor subsidieverstrekking (al dan niet indirect via KNZB en NOC/NSF);
- Verslaglegging, jaarverslagen uit de algemene ledenvergadering;
- Persverklaringen;
- Wedstrijdresultaten op onze website en in onze (sociale) media uitingen;
- Foto’s die gemaakt worden tijdens evenementen en wedstrijden van de vereniging;
- Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Naast het voldoen aan wettelijke verplichtingen is de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens de lidmaatschapsovereenkomst en aanvullend toestemmingsverklaringen.
Gegevens die wij verwerken
Onderstaande gegevens worden in ieder geval door ons verwerkt:
- Naam;
- Adresgegevens;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer(s);
- Geboortedatum;
- Bankrekeningnummer (voldoen aan de financiële verplichtingen);
- Toestemmingsformulieren;
- Begindatum en einddatum lidmaatschap;
- Statuswijzigingen lidmaatschap;
- Gegevens over taken en functies vervuld binnen de vereniging;
- Gegevens van behaalde prijzen en erkenningen;
- Gegevens over zwem- en zwemsportdiploma’s;
- Wedstrijdresultaten;
- Startnummer;
- Pasfoto, indien noodzakelijk voor deelname aan sportactiviteiten en van kaderleden en officials;
- Contactgegevens van ouders/voogd(en) bij minderjarigen;
- Foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden;
- Medische gegevens wanneer deze strikt noodzakelijk zijn voor of tijdens het uitvoeren van activiteiten.
Deze persoonsgegevens worden door TRB-RES opgeslagen ten behoeve van eerdergenoemde verwerking(en) en bewaard conform de wettelijke termijnen. Als er geen reden meer is om de gegevens te bewaren worden deze direct gewist. Een uitzondering hierop zijn gegevens ten behoeve van geschiedschrijving (historiografie) of reünies waarbij alleen de minimaal noodzakelijke gegevens worden bewaard.
Overzicht van verwerkingen
In het door de KNZB beschikbaar gestelde ledenadministratieprogramma Sportlink wordt de ledenadministratie gevoerd volgens de eisen en randvoorwaarden gesteld door de KNZB. Deze administratie ondersteunt tevens de wettelijke verplichtingen die er zijn in verband met subsidieverstrekking binnen de (zwem)sport.
De afdelingen binnen de vereniging houden elk hun eigen deel-ledenbestand bij in computerbestanden.
De penningmeester verwerkt gegevens voor het functioneren van de incasso administratie en zijn reguliere financiële administratie en beheert het archief van de machtigingen voor de financiële administratie die in Sportlink worden vastgelegd.
De afdelingen binnen de vereniging voeren het archief van de wedstrijdresultaten, foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden.
De afdelingen bewerken gegevens voor het inschrijven voor wedstrijden en evenementen en maken daarbij gebruik van hiervoor door de organiserende instanties beschikbaar gestelde programmatuur. Belangrijkste applicaties hierbij zijn voor wedstrijdzwemmen Splash, voor waterpolo Sportlink, en voor opleidingen PlanPlan.
Gegevensbescherming
Informatiesystemen van kaderleden binnen de vereniging die gebruikt worden voor gegevensverwerking zijn voorzien van een erkend en recent bijgewerkt antivirusprogramma. Daarnaast zijn deze informatiesystemen beveiligd met een wachtwoord.
Toegang tot Sportlink is beperkt tot personen, die betrokken zijn bij de ledenadministratie en de financiële administratie. Deze personen werken met persoonlijke autorisatiegegevens.
Als gegevens extern worden opgeslagen is er met deze leveranciers een verwerkerovereenkomst gesloten waarin waarborgen en afspraken zijn vastgelegd.
Website
Wanneer je onze website bezoekt, worden gegevens vastgelegd. Zo krijgen we informatie over het aantal bezoekers, welke pagina’s het meest worden bezocht of de tijdstippen van bezoek. Deze informatie wordt nooit gebruikt voor het identificeren van individuele personen.
Cookies
Onze website gebruikt alleen technische en functionele cookies. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Hiermee optimaliseren wij onze website.
Meer informatie
Heb je vragen over de bescherming van jouw persoonsgegevens, jouw rechten of heb je een klacht? Neem dan contact op met de voorzitter van TRB-RES via het e-mail adres: voorzitter@trbres.nl.
Wil je meer weten over privacy? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.